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DROGUERÍAS GALÉNICA SAS
POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES


1. Presentación

Con el objetivo de dar cumplimiento a la legislación vigente en materia de protección de datos, en especial la Ley 1581 de 2012 (y demás normas que la modifiquen, adicionen, complementen o desarrollen) y al Decreto 1377 de 2013, a continuación lo ponemos al tanto de los aspectos relevantes en relación con la recolección, uso y transferencia de datos personales que DROGUERÍAS GALÉNICA SAS (en adelante “GALÉNICA” o la “Compañía”), realiza de sus datos personales, en virtud de la autorización otorgada por usted para adelantar dicho tratamiento, así como también el manejo.

En esta política de tratamiento de datos personales (la “Política”) encontrará los lineamientos corporativos y de ley bajo los cuales la Compañía realiza el tratamiento de sus datos, la finalidad, sus derechos como titular, así como los procedimientos internos y externos para el ejercicio de tales derechos.

Conforme a lo previsto en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia y la legislación aplicable (Ley 1266 de 2008, Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 y todas aquellas normas que las reglamenten, adicionen, deroguen o modifiquen), tenemos una clara política de privacidad y protección de sus datos personales: no obtenemos información personal de terceros que tengan una relación comercial o jurídica con la Compañía, incluyéndolo a usted, a los Clientes, Empleados o Proveedores, a menos que estos la hayan suministrado voluntariamente mediante su consentimiento previo, expreso y calificado, en los términos definidos por la ley colombiana.


2. Definiciones

Para la interpretación de esta Política, le pedimos tener en cuenta las siguientes definiciones:

* Cliente: Toda persona para quien la Compañía presta un servicio o con quien sostiene una relación contractual/obligacional;

* Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;

* Datos sensibles: Aquellos datos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación;

* Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta de la Compañía como Responsable de los datos;

* Política de Tratamiento: Se refiere al presente documento, como política de tratamiento de datos personales aplicada por la Compañía de conformidad con los lineamientos de la legislación vigente en la materia;

* Proveedor: Toda persona natural o jurídica que preste algún servicio a la Compañía en virtud de una relación contractual/obligacional;

* Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. Para efectos de esta política, ejercerá como Responsable, en principio, las Compañía;

* Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento, sea cliente, proveedor, empleado, o cualquier tercero que, en razón de una relación comercial o jurídica, suministre datos personales a la Compañía;

* Transferencia: Se refiere al envío por parte de la Compañía como Responsable del Tratamiento o un Encargado de los datos, a un tercer agente o persona natural/jurídica (receptor), dentro o fuera del territorio nacional para el tratamiento efectivo de datos personales;

* Trasmisión: se refiere a la comunicación de datos personales por parte del Responsable al Encargado, ubicado dentro o fuera del territorio nacional, para que el Encargado, por cuenta del Responsable, trate datos personales;

* Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Para el entendimiento de los términos que no se encuentran incluidos dentro del listado anterior, usted deberá remitirse a la legislación vigente, en especial a la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1377 de 2013, dando el sentido utilizado en dicha norma a los términos de cuya definición exista duda alguna.


3. Uso y finalidad del Tratamiento

La Compañía reconoce que el Titular de los datos personales tiene derecho a contar con una expectativa razonable de su privacidad, teniendo en todo caso en cuenta sus responsabilidades, derechos y obligaciones con la Compañía.

En virtud de la relación que se establezca entre usted y la Compañía, éstas recolectan, almacenan, usan y transfieren datos personales, a compañías localizadas dentro y fuera de Colombia. Los datos personales son utilizados para:


2. Proveedores y Clientes

* Ejecución del contrato suscrito con la Compañía.

* Pago de obligaciones contractuales.

* Envío de información a entidades gubernamentales o judiciales por solicitud expresa de la misma.

* Envío/Recepción de mensajes con fines comerciales, publicitarios y/o de atención al cliente.

* Registro de la información de los Clientes en la base de datos de Compañía.

* Registro de la información de los Empleados en la base de datos de la Compañía.

* Registro de la información de los Proveedores en la base de datos de la Compañía.

* Contacto con Clientes o Proveedores para el envío de información relacionado con la relación contractual, comercial y obligacional que tenga lugar.

* Recolección de datos para el cumplimiento de los deberes que como Responsable de la información y datos personales, le corresponde a la Compañía.

* Con propósitos de seguridad o prevención de fraude.

* Para proporcionarle un efectivo servicio al cliente.

* Cualquier otra finalidad que resulte en el desarrollo del contrato o la relación entre usted y la Compañía.

Si usted nos proporciona Datos Personales, esta información será utilizada sólo para los propósitos aquí señalados, y no procederemos a vender, licenciar, transmitir o divulgar la misma fuera de la Compañía salvo que (i) usted nos autorice expresamente a hacerlo, (ii) sea necesario para permitir a nuestros contratistas o agentes prestar los servicios que les hemos encomendado, (iii) con el fin de proporcionarle nuestros productos o servicios, (iv) sea divulgada a las entidades que prestan servicios de marketing en nuestro nombre o a otras empresas con las cuales tenemos acuerdos de mercadeo conjunto, (v) tenga relación con una fusión, consolidación, adquisición, desinversión u otro proceso de restructuración, o (vi) según sea requerido o permitido por la ley.

A fin de poner en práctica los propósitos descritos anteriormente, sus datos personales podrán ser divulgados con los fines dispuestos anteriormente al personal de recursos humanos, encargados, consultores, asesores y a otras personas y oficinas según corresponda.

La Compañía podrá subcontratar a terceros para el procesamiento de determinadas funciones o información. Cuando efectivamente subcontratamos con terceros el procesamiento de su información personal o proporcionamos su información personal a terceros prestadores de servicios, advertimos a dichos terceros sobre la necesidad de proteger dicha información personal con medidas de seguridad apropiadas, les prohibimos el uso de su información personal para fines propios y les impedimos que divulguen su información personal a otros.

De igual forma la Compañía podrá transferir o transmitir (según corresponda) sus datos personales a otras compañías en el extranjero por razones de seguridad, eficiencia administrativa y mejor servicio, de conformidad con las autorizaciones de cada una de estas personas. DROGUERÍAS GALÉNICA SAS ha adoptado las medidas del caso para que esas compañías implementen en su jurisdicción y de acuerdo a las leyes a ellas aplicables, estándares de seguridad y protección de datos personales siquiera similares a los previstos en este documento y en general en la política de la Compañía sobre la materia. En el caso de transmisión de datos personales, se suscribirá el contrato de transmisión a que haya lugar en los términos del Decreto 1377/13.

Adicionalmente, le informamos que una vez cese la necesidad de tratamiento de sus datos, los mismos podrán ser eliminados de las bases de datos de DROGUERÍAS GALÉNICA SAS. o archivados en términos seguros a efectos de que solamente sean divulgados cuando a ello hubiere lugar de acuerdo con la ley.

Usted autoriza expresa, informada y específicamente a DROGUERÍAS GALÉNICA SAS para realizar el tratamiento de los datos sensibles a que hubiere lugar y que usted suministre libremente. Tenga en cuenta que cuando el tratamiento de datos sensibles sea necesario para la realización de una finalidad específica diferente de las relacionadas en esta Política, DROGUERÍAS GALÉNICA SAS. Le informará de forma previa y explícita qué datos son sensibles y la finalidad de su tratamiento. DROGUERÍAS GALÉNICA SAS, tiene una política de tratamiento de datos sensibles: ninguna de las actividades o productos que usted pueda obtener por parte de DROGUERÍAS GALÉNICA SAS será condicionada al suministro de datos sensibles. Le recordamos que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su tratamiento. Sin embargo, en la medida en que el conocimiento de dichos datos sea necesario para la prestación de nuestros servicios (por ejemplo, el conocimiento de antecedentes médicos, enfermedades o prescripciones médicas necesario para la venta de determinado medicamento), si usted decide no autorizar su tratamiento, DROGUERÍAS GALÉNICA SAS se verá obligado a no prestar dicho servicio.

Adicionalmente, DROGUERÍAS GALÉNICA SAS, podrá realizar el tratamiento de datos personales cuyos titulares sean niños o adolescentes menores de edad, en cuyo caso, DROGUERÍAS GALÉNICA SAS velará por el uso adecuado de sus datos personales, y sólo realizará el tratamiento respetando el interés superior del menor y asegurando el respeto de sus derechos fundamentales, obteniendo la autorización del representante legal del menor, previa opinión del mismo, la cual será valorada de conformidad con su madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.


3. Principios para el Tratamiento de Datos Personales

DROGUERÍAS GALÉNICA SAS, en cumplimiento de lo previsto en la Ley 1581 de 2012 aplica los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.

4. Recolección de Datos Personales.

Los datos personales de todas las personas naturales con las que ALIANZA DIGITAL S.A. tiene relaciones, civiles o comerciales, y que serán objeto de recolección son:


a. Proveedores y clientes:

* Nombre

* Apellido

* Dirección de correspondencia

* Cédula

* Correo electrónico

* Actividad económica

* Empresa donde labora

* Cargo ocupado en la empresa donde labora

* Cuentas bancarias (cuando aplique)


5. Conservación de la información

La información que repose en archivos electrónicos y físicos, se ubicará únicamente en los computadores corporativos de uso personal y exclusivo de las personas autorizadas para tratar los datos personales dentro de la organización.

DROGUERÍAS GALÉNICA SAS. Ha tomado todas las medidas de seguridad necesarias para mantener la veracidad y calidad de los datos personales. No obstante, los Titulares reconocen que puede darse un caso de pérdida, adulteración, acceso no autorizado o cualquier otra acción que afecte el correcto tratamiento de datos personales. En caso de presentarse alguna de estas contingencias, DROGUERÍAS GALÉNICA SAS comunicará a los Titulares las acciones a tomar para solucionarla. Así mismo, avisará a los Titulares en el momento en que se hayan hecho efectivas las medidas correctivas.

6. Derechos del Titular

De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los derechos que como titular le asisten en relación con sus datos personales son:

a. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a DROGUERÍAS GALÉNICA SAS. como los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;

b. Solicitar prueba de la autorización otorgada a la Compañía como Responsables del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento;

c. Ser informado por la Compañía, como Responsables del Tratamiento o por el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;

d. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;

e. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales;

f. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Dentro de esta política encontrará el procedimiento a través del cual la Compañía garantiza el ejercicio de todos sus derechos.


7. Procedimiento para el ejercicio de sus derechos como titular

Si tiene preguntas acerca de esta Política, o cualquier inquietud o reclamo, o en caso de ejercicio de queja, rectificación, actualización, consulta, o solicitud de acceso o de sustracción de datos, o con respecto a la administración de la Política, comuníquese con nosotros a través del área de servicio al cliente:

Correo Electrónico: atencionalcliente@drogueriasgalenica.com

Tenga en cuenta que una vez usted ponga en conocimiento al área responsable al interior de la Compañía, dependiendo de a cuál de ellas vaya dirigida su petición, se dará trámite a la consulta, solicitud o queja.

Podrá consultar a DROGUERÍAS GALÉNICA SAS. respecto de los datos personales tenga almacenados en sus bases de datos, para las cuales será necesario que el solicitante o su representante legal acrediten previamente su identidad. Dicha consulta será atendida por DROGUERÍAS GALÉNICA SAS. en un término máximo de cinco (5) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Este plazo podrá ser ampliado por DROGUERÍAS GALÉNICA SAS. en una sola ocasión, en cuyo caso le serán informados los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su solicitud, la cual en ningún caso será superior a cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Su solicitud o petición relacionada con reclamos, actualizaciones, correcciones, o supresión de sus datos personales deberá ser atendida en un término máximo de quince (10) días hábiles desde el recibo de la solicitud o petición. Para la correcta y completa consideración de su petición, solicitud o reclamo, le solicitamos allegar la identidad del solicitante, su número de identificación, la dirección de notificaciones/respuestas y los documentos que quiere hacer valer.

Si su solicitud o petición no tiene los datos y hechos suficientes que permitan a DROGUERÍAS GALÉNICA SAS atenderla de forma correcta y completa, se le requerirá dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la solicitud, petición o reclamo para que subsane sus fallas. Después de transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, si usted como solicitante no ha subsanado según lo requerido, DROGUERÍAS GALÉNICA SAS como receptora de su petición entiende que ha desistido de su solicitud.


8. Modificación de esta política

Esta política puede ser modificada en cualquier momento, razón por la cual le recomendamos revisar regular o periódicamente en nuestra página web, en la que se le avisará del cambio y se pondrá a su disposición la última versión de esta Política o los mecanismos para obtener una copia de la misma.

Fecha de entrada en vigencia: 1 de Abril de 2018

Fecha vigencia de la base de datos: La vigencia de la base de datos será el tiempo razonable y necesario para cumplir con las finalidades del tratamiento de la información.

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